Umfassende FAQs für Arbeitgeber zu Hurrikanen und anderen Katastrophen am Arbeitsplatz: Ausgabe 2023

Einblicke

8.25.23

Dieser detaillierte Satz häufig gestellter Fragen, der für 2023 vollständig aktualisiert wurde, befasst sich mit den arbeitsplatzbezogenen Problemen, mit denen Arbeitgeber im Zuge von Katastrophen im Zusammenhang mit Hurrikanen konfrontiert sind. Zusätzlich zu den rechtlichen Verpflichtungen, die Sie berücksichtigen müssen, geht dieser Einblick auch auf die praktischen Fragen ein, die sowohl bei der Vorbereitung als auch nach Unwettern am häufigsten auftreten. Die hier enthaltenen Informationen könnten über die aktuelle Hurrikansaison hinaus von Wert sein und nach jeder Naturkatastrophe hilfreich sein. Was sind die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Vorbereitung und Genesung beachten müssen?

INHALTSVERZEICHNIS

1. SICHERHEITSFRAGEN AM ARBEITSPLATZ

Wird die OSHA die Durchsetzung ihrer verschiedenen Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz aufgrund der massiven Störungen im Zusammenhang mit einem Hurrikan lockern?

Die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) kann Arbeitgebern nicht befehlen, OSHA-Vorschriften oder Konsensstandards zu ignorieren oder zu verletzen, selbst angesichts einer solchen Störung. Im Falle früherer Hurrikane, Tornados und Schneestürme mobilisierte die OSHA ihre Compliance-Beauftragten und Industriehygieniker, um während der ersten Aufräumarbeiten „Compliance-Unterstützung“ zu leisten, und konzentrierte sich nicht sinnvoll auf die Ausstellung von Vorladungen. Die Tatsache, dass die OSHA den Schwerpunkt auf Unterstützung statt auf Durchsetzung legt, bedeutet natürlich nicht, dass Sie selbst angesichts solch extremer Not Abstriche bei der Sicherheit machen sollten.

Zu welchem ​​Zeitpunkt sind Mitarbeiter am stärksten gefährdet?

Die größte Gefahr besteht an den meisten Arbeitsplätzen in der Aufräumphase und bei der Wiederaufnahme von Betrieben. Dies liegt daran, dass Mitarbeiter mit ungewöhnlichen Umständen konfrontiert sind und häufig andere Aufgaben als ihre üblichen Aufgaben ausführen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zum Nachdenken, bevor sie handeln. Wenn ihre Arbeit nicht routinemäßige Aufgaben umfasst, sollten Sie vor der Ausführung der Arbeit durch die Mitarbeiter eine Arbeitsgefahrenanalyse (JHA) durchführen, um die möglichen Gefahren zu ermitteln, und dann Schulungen und persönliche Schutzausrüstung (PSA) bereitstellen, um alle in der JHA identifizierten Gefahren zu mindern . Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter auf Gefahren durch Müdigkeit achten. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, keine Mahlzeiten auszulassen und sicherzustellen, dass sie ausreichend Flüssigkeit zu sich nehmen.

Kann ein Mitarbeiter aufgrund von Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit einem Hurrikan die Arbeit verweigern?

OSHA weist Mitarbeiter ausdrücklich an, sich zuerst an ihren Arbeitgeber zu wenden, wenn sie glauben, dass die Arbeitsbedingungen unsicher oder ungesund sind. Wenn der Zustand jedoch eindeutig die Gefahr des Todes oder einer schweren körperlichen Verletzung mit sich bringt und die OSHA nicht genügend Zeit für eine Inspektion hat, hat der Arbeitnehmer möglicherweise ein gesetzliches Recht, die Arbeit in einer Situation zu verweigern, in der er der Gefahr ausgesetzt wäre. Somit sind Arbeitnehmer geschützt, wenn sie sich weigern, eine Arbeit auszuführen, und in gutem Glauben davon ausgehen, dass sie einer unmittelbaren Gefahr ausgesetzt sind. Darüber hinaus können Mitarbeiter auch durch das National Labour Relations Act geschützt werden, wenn sie an „konzertierten geschützten Aktivitäten“ teilnehmen, wenn sie angeben, dass ihre Arbeitsverweigerung oder Beschwerde im Namen anderer Mitarbeiter erfolgt oder sich auf ein Thema bezieht, das für andere Mitarbeiter von Interesse ist. Unter diesen Umständen hat ein Arbeitgeber möglicherweise das Recht, den Arbeitnehmer „dauerhaft zu ersetzen“, Disziplinarmaßnahmen oder Entlassungen können jedoch rechtswidrig sein. Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der ein Mitarbeiter aufgrund der Gefahr eines Hurrikans die Arbeit verweigert, wenden Sie sich an Ihren Rechtsbeistand, bevor Sie Disziplinarmaßnahmen ergreifen.

Welche hurrikanspezifischen Sicherheitsrisiken sollten wir im Auge behalten, wenn mit den Aufräumarbeiten begonnen wird?

OSHA-Informationsblätter enthalten die folgenden Empfehlungen für Situationen im Zusammenhang mit Hurrikanen:

Gibt es Bereiche, die mit größerer Wahrscheinlichkeit von der OSHA zitiert werden als andere?

Jedes Jahr gibt die OSHA eine große Anzahl von Vorladungen im Rahmen der Standards für Gefahrenkommunikation, Gerüste, PSA und Absturzsicherung aus, die alle mit Wiederherstellungsbemühungen in Zusammenhang stehen können. Beispielsweise können Mitarbeiter verschütteten Chemikalien ausgesetzt sein oder „nicht routinemäßige Aufgaben“ wie das Reinigen von Böden mit Bleichmitteln ausführen, was möglicherweise die Anschaffung neuer Sicherheitsdatenblätter (SDB) und die Durchführung zusätzlicher Schulungen zur Gefahrenkommunikation erforderlich macht. Ebenso können vorübergehend Handschuhe, Staubmasken und Atemschutzmasken erforderlich sein, was dokumentierte JHAs, Schulungen und die Einhaltung der umfangreichen Anforderungen der Atemschutznorm der OSHA erfordern kann.

Muss ich meine Mitarbeiter gegen verschiedene Krankheiten impfen?

Nach den jüngsten Hurrikanen erklärte das CDC zunächst, dass möglicherweise Impfungen gegen Tetanus und Diphtherie sowie Hepatitis-B-Impfserien für Personen erforderlich sein könnten, die direkt Patienten versorgen oder aus anderen Gründen voraussichtlich Kontakt mit Körperflüssigkeiten haben. Das CDC hat Informationen zu empfohlenen Impfungen für Katastrophenhelfer bereitgestellt.

Wie bei den vorherigen Hurrikan-Sanierungsmaßnahmen sollten Arbeitgeber darauf vorbereitet sein, die Richtlinien des Standards für blutübertragene Krankheitserreger zu befolgen, wenn sie Wasser und Abfallmaterial ausgesetzt sind, das möglicherweise Blut oder anderes potenziell infektiöses Material enthält. Das CDC empfiehlt Hepatitis-A-Impfungen für viele Menschen, die in betroffenen Gebieten leben, nicht jedoch für Ersthelfer. Personen, die bei den Aufräumarbeiten helfen, wird empfohlen, eine Dosis Tetanus-Diphtherie-Toxoid zu erhalten, wenn sie seit 10 Jahren keine Auffrischungsimpfung erhalten haben. Wenn ein Kontakt mit Blut oder anderen Körperflüssigkeiten zu erwarten ist, können auch Impfungen gegen Hepatitis B sinnvoll sein.

Gibt es weitere Ressourcen, deren Durchsicht Sie empfehlen würden?

2. URLAUB DES MITARBEITERS

Sollten wir in Hurrikan-Situationen Familien- und Krankheitsurlaub gewähren?

Mitarbeiter, die eine Auszeit von der Arbeit beantragen, könnten möglicherweise durch den Family and Medical Leave Act (FMLA) oder staatliche und lokale Gesetze geschützt werden, sofern sie einen schwerwiegenden Gesundheitszustand entwickeln oder sich um ein Familienmitglied mit einem solchen Zustand kümmern müssen ansonsten die Zulassungsvoraussetzungen erfüllen. Selbst wenn ein solcher Schutz nicht gegeben ist, können Ihre internen Richtlinien den Schutz auf diese Personen ausdehnen. Selbstverständlich spricht nichts dagegen, einem Mitarbeiter freiwillig Urlaub zu gewähren, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Einer meiner Mitarbeiter befand sich zu dem Zeitpunkt, als wir den Betrieb einstellen mussten, bereits im FMLA-Urlaub. Wie sollen wir jetzt mit dem Urlaub umgehen?

Obwohl bestimmte Bundesstaaten möglicherweise weitergehende Verpflichtungen als das Bundesrecht vorschreiben, verfügt keiner der acht Bundesstaaten, die am häufigsten von Hurrikanen betroffen sind – Alabama, Florida, Georgia, Louisiana, Mississippi, North Carolina, South Carolina und Texas – über solche Gesetze. Dies bedeutet, dass die FMLA die Urlaubspflichten in diesen Bereichen für Mitarbeiter privater Unternehmen regeln wird.

Das Bundesgesetz stellt klar, dass Arbeitnehmer im qualifizierten FMLA-Urlaub keinen Anspruch auf größere Rechte, Vorteile oder Schutzmaßnahmen haben, als sie vor dem Urlaub hatten. Während die FMLA-Vorschriften nur wenig Orientierung in Bezug auf Ihre Pflichten im Zusammenhang mit einer Naturkatastrophe bieten, machen sie deutlich, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, den Urlaub fortzusetzen, Gesundheitsleistungen aufrechtzuerhalten oder sogar, wenn ein Mitarbeiter während des FMLA-Urlaubs rechtmäßig entlassen wird Die Wiederherstellung des Arbeitnehmers kann zu diesem Zeitpunkt eingestellt werden. Dies gilt natürlich nicht, sofern keine widersprüchlichen Verpflichtungen aufgrund eines Tarifvertrags, eines Mitarbeiterhandbuchs oder auf andere Weise vorliegen. Dasselbe sollte analog auch für einen Arbeitnehmer gelten, dessen Arbeitseinsatz aufgrund eines anderen Zwischenereignisses, einschließlich einer Naturkatastrophe wie einem Hurrikan, ausgesetzt wurde.

Dennoch liegt es in der Verantwortung des Arbeitgebers nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer während der FMLA-Urlaubszeit entlassen (oder wegen Arbeitsmangels gekündigt) worden wäre und daher keinen Anspruch auf Wiederherstellung des Arbeitsplatzes hätte. Wenn die gekündigten Mitarbeiter jedoch nachweisen, dass sie ohne FMLA-Urlaub wieder eingestellt, neu eingesetzt, versetzt oder zur Telearbeit zugelassen worden wären, können sie einen FMLA-Eingriffsanspruch geltend machen. In den FMLA-Bestimmungen heißt es außerdem, dass Zeiträume, in denen die Geschäftstätigkeit ausgesetzt wurde und in denen von den Mitarbeitern nicht erwartet wird, dass sie sich zum Dienst melden, nicht auf den 12-wöchigen FMLA-Anspruch des Mitarbeiters angerechnet werden können.

Der beste Ansatz besteht darin, Mitarbeiter in ihrer Stelleneinstufung wie jeden anderen Mitarbeiter zu behandeln. Wenn es einem Kollegen in einer ähnlichen Situation erlaubt ist, Telearbeit zu leisten oder an einen anderen Standort zu wechseln, sollten die Leistungen für den FMLA-qualifizierten Mitarbeiter fortgesetzt werden, bis der Anspruch auf 12-wöchigen Urlaub erschöpft ist. Zu diesem Zeitpunkt würden Ihre bestehenden Urlaubsregelungen alle fortdauernden Verpflichtungen vorschreiben. In bestimmten Situationen, die im Einzelfall beurteilt werden, kann behinderten Mitarbeitern auch zusätzlicher unbezahlter Urlaub als eine Form angemessener Vorkehrungen gemäß dem Americans with Disabilities Act (ADA) zur Verfügung stehen.

Mehrere unserer Mitarbeiter wurden als Hilfskräfte zur Bewältigung der Hurrikan-Verwüstung abgerufen. Schützen Gesetze wie USERRA sie wie Angehörige der Nationalgarde, Reservisten und andere Angehörige der uniformierten Streitkräfte?

Wahrscheinlich ja. Der Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act von 1994 (USERRA) ist ein umfassendes arbeitnehmerfreundliches Gesetz, das die Behandlung von Arbeitnehmern, die durch das Gesetz geschützte Dienstleistungen erbringen, erheblich einschränkt. Es sieht drei Hauptkategorien von Arbeitgeberpflichten vor:

Alabama, Florida, Georgia, Louisiana, Mississippi, South Carolina und Texas haben alle Landesgesetze nach dem Vorbild der USERRA, die spezifische Anforderungen für Militärpersonal enthalten. Das Gesetz von North Carolina sieht auch Schutz für Angehörige des Militärs und der Nationalgarde vor, die sich während einer Naturkatastrophe von der Arbeit beurlauben lassen müssen, um ihren Dienst zu leisten.

Welche Kategorien von Arbeitnehmern könnten durch USERRA geschützt werden?

Zusätzlich zu den Militärangehörigen, die zur Bundesreaktion auf die Hurrikankatastrophen einberufen wurden, weitete der Bioterrorism Preparedness and Response Act den Schutz von USERRA auf bestimmte Notfallhelfer aus, die zur Unterstützung bei landesweiten Katastrophen entsandt wurden, einschließlich der Mitarbeiter, die bei ihrer Aktivierung als zeitweilige Katastrophenhelfer tätig sind des National Disaster Medical System (NDMS), auch wenn sie ansonsten nicht den uniformierten Diensten angehören. Zu den NDMS-Programmen gehören DMAT (Disaster Medical Assistance Team), DMORT (Disaster Mortuary Operational Response Team), VIC (Victim Identification Center Team), NVRT (National Veterinary Response Team), NPRT (National Pharmacy Response Team) und NNRT (National Nurse Response). Team). Mitglieder des beauftragten Korps des Public Health Service (PHS) haben ebenfalls Anspruch auf USERRA-Schutz, ebenso wie jede andere Kategorie von Personen, die der Präsident in Zeiten eines nationalen Notstands als „uniformierte Dienste“ bezeichnet.

Woher weiß ich, ob meine Mitarbeiter versichert sind?

Um die USERRA-Berechtigung festzustellen, muss ein Mitarbeiter die folgenden Bedingungen erfüllen:

Soweit Mitarbeiter diese Kriterien nicht erfüllen können, haben sie keinen Anspruch auf USERRA-Schutz. USERRA deckt sowohl freiwilligen als auch unfreiwilligen Dienst ab. Wenn sich ein Mitarbeiter freiwillig zum Dienst meldet und Aufträge erhält, die ihn zum Dienst aktivieren, ist der Dienst durch USERRA abgedeckt, auch wenn der Mitarbeiter sich freiwillig gemeldet hat. Wenn sich ein Mitarbeiter freiwillig zur Hilfsaktion meldet, aber nicht zum aktiven Dienst im Rahmen eines der oben beschriebenen Bundesprogramme verpflichtet wird, hat er keinen Anspruch auf USERRA-Schutz.

Wie lange müssen Mitarbeiter nach Beendigung ihrer Tätigkeit bei NDMS zu uns zurückkehren?

Wenn ein Mitarbeiter für einen Zeitraum von bis zu 30 aufeinanderfolgenden Tagen für NDMS arbeitet, muss er am ersten vollen Kalendertag nach Beendigung des Dienstzeitraums und des sicheren Heimtransports zuzüglich einer Acht an seinen Arbeitsplatz für die erste volle reguläre Arbeitszeit zurückkehren -stündige Ruhezeit. Ist dem Arbeitnehmer die Rückkehr an den Arbeitsplatz innerhalb dieser Frist ohne eigenes Verschulden unmöglich oder unzumutbar, muss er nach Ablauf der achtstündigen Ruhezeit schnellstmöglich wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren. Wenn ein Mitarbeiter für einen Zeitraum von 31 bis 180 Tagen für NDMS arbeitet, muss er spätestens 14 Tage nach Beendigung der Dienstzeit einen schriftlichen oder mündlichen Antrag auf Wiedereinstellung einreichen. Ist die Antragstellung innerhalb von 14 Tagen ohne eigenes Verschulden des Arbeitnehmers unmöglich oder unzumutbar, muss er den Antrag schnellstmöglich danach einreichen. Wenn ein Mitarbeiter für einen Zeitraum von 181 Tagen oder mehr für NDMS arbeitet, muss der Mitarbeiter spätestens 90 Tage nach Beendigung der Dienstzeit einen Antrag auf Wiedereinstellung einreichen. Die oben genannten Fristen für die Meldung zur Arbeit oder die Beantragung einer Wiedereinstellung können um bis zu zwei Jahre verlängert werden, um Zeiträumen Rechnung zu tragen, in denen eine Person wegen einer Verletzung oder Krankheit, die während des Militär- oder NDMS-Dienstes aufgetreten ist oder sich verschlimmert hat, im Krankenhaus lag oder sich davon erholte .

Haben Mitarbeiter, die an NDMS teilnehmen, Anspruch auf Krankenversicherung und Fortführung?

Ja. NDMS-Angestellte haben das gleiche Recht der USERRA, sich für die weitere Krankenversicherung zu entscheiden wie Militärangehörige. NDMS-Mitarbeiter haben außerdem das Recht, den Krankenversicherungsschutz nach ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz sofort wieder aufzunehmen.

Einer unserer Mitarbeiter teilte uns mit, dass er sich ehrenamtlich bei der Hurrikan-Hilfsaktion engagieren wollte und ist seitdem von der Arbeit abwesend. Welche Pflichten haben wir gegenüber diesem Mitarbeiter?

Wenn der Mitarbeiter keinen Anspruch auf bundesstaatlichen USERRA-Schutz oder ein bundesstaatliches oder örtliches Militärurlaubsgesetz hat, sind Sie nicht verpflichtet, einen solchen Schutz zu gewähren. Dennoch haben sie möglicherweise Anspruch auf FMLA- oder Landesgesetzurlaub oder Urlaub im Rahmen einer Ihrer anderen Richtlinien – überprüfen Sie Ihre Richtlinien und erkundigen Sie sich beim Mitarbeiter, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.

3. HILFE FÜR OPFER VON NATURKATASTROPHEN

Unsere Mitarbeiter haben ihr Zuhause verloren und brauchen Hilfe. Können wir irgendetwas tun, um ihnen zu helfen?

Ja, es gibt mindestens drei Möglichkeiten, wie Sie helfen können.

Ist es uns möglich, eine gemeinnützige Stiftung zu gründen, über die Mitarbeiter steuerlich absetzbare Spenden leisten können, um anderen Mitarbeitern zu helfen, die durch den Sturm Verluste erlitten haben?

Ja, es ist jetzt für einen Arbeitgeber möglich, eine private Stiftung gemäß 501(c)(3) zu dem alleinigen Zweck zu gründen, den Mitarbeitern des Arbeitgebers und ihren Familien Katastrophenhilfe zu leisten (eine „vom Arbeitgeber kontrollierte Stiftung“). Sobald Sie diesen Fonds eingerichtet haben, sind alle Beiträge für die Spender steuerlich absetzbar und alle Ausschüttungen für die Empfänger einkommensteuerfrei.

Wie können wir eine solche arbeitgeberkontrollierte Stiftung schaffen?

Um Bedenken des IRS hinsichtlich der privaten Versicherung zu vermeiden, müssen Sie ganz bestimmte Anforderungen befolgen, um die Steuervorteile zu wahren:

Die meisten dieser Anforderungen dienen dazu, sicherzustellen, dass eine arbeitgeberkontrollierte Stiftung einen rein gemeinnützigen Zweck verfolgt und nicht einfach eine vom Arbeitgeber angebotene Zusatzleistung für Arbeitnehmer darstellt. Sollte eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt sein, besteht die Gefahr, dass Beiträge zur Katastrophenhilfe für die Spender nicht steuerlich abzugsfähig sind.

4. Lohn- und Stundenfragen

Müssen wir Arbeitnehmer, die nicht arbeiten, weiterhin bezahlen?

Nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) lautet die Antwort größtenteils „Nein“. Die FLSA-Mindestlohn- und Überstundenanforderungen knüpfen an die in einer Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden an, sodass Arbeitnehmer, die nicht arbeiten, in der Regel keinen Anspruch auf den Lohn haben. Für Angestellte gelten jedoch einige wesentliche Unterschiede.

Natürlich könnten Sie aufgrund eines Arbeitsvertrags, einer Tarifvereinbarung oder einer Richtlinie oder Praxis, die als Vertrag durchsetzbar ist, gesetzlich verpflichtet sein, Ihre Mitarbeiter weiterhin zu bezahlen. Wesentlich ist auch die Beurteilung der Lohnzahlungspflichten nach Landeslohnrecht. In vielen Bundesstaaten gibt es beispielsweise Abrufvergütungsregeln, die einen Mindestlohn für alle zur Arbeit einberufenen Mitarbeiter sowie andere Lohnzahlungsverpflichtungen vorsehen, die sich aus Notfällen ergeben könnten.

Können wir versäumte Zeit als Urlaubs- und Urlaubsguthaben anrechnen lassen?

Das FLSA regelt im Allgemeinen nicht die Kumulierung und Nutzung von Urlaub und Urlaub. Die Gehaltsanforderungen für freigestellte „Angestellte“ können unter verschiedenen Umständen Freistellungskontingente mit sich bringen. Aber auch hier gilt: Was ein Arbeitgeber in Bezug auf bezahlten Urlaub tun darf, muss oder nicht tun kann, kann durch einen Arbeitsvertrag, einen Tarifvertrag oder eine Richtlinie oder Praxis beeinflusst werden, die als Vertrag oder im Rahmen eines staatlichen oder lokalen Lohns durchsetzbar ist Gesetz (wo es immer mehr Anforderungen an bezahlten Urlaub gibt). Sie sollten bei einem solchen Schritt auch den Aspekt der Mitarbeitermoral berücksichtigen.

Müssen wir, während wir uns erholen, zusätzlich zu unseren anderen Belastungen weiterhin Überstunden bezahlen?

Es gibt keine „Notfall“-Ausnahme zum Fair Labor Standards Act (FLSA), die Sie von Ihrer Verpflichtung zur Zahlung gesetzlich vorgeschriebener Löhne entbindet. Arbeitnehmer, die der Überstundenregelung der FLSA unterliegen, müssen Überstunden in Höhe von mindestens dem 1,5-fachen ihres regulären Lohnsatzes für alle über 40 Stunden geleisteten Arbeitsstunden in der/den festgelegten Sieben-Tage-Woche(n) vergüten.

Mitarbeiter, die unter einen Tarifvertrag oder einen anderen Vertrag oder eine durchsetzbare Vereinbarung fallen, müssen möglicherweise mehr schulden, als die FLSA verlangt. Möglicherweise lockern die Bestimmungen dieser Vereinbarung oder Vereinbarung diese Anforderungen in Notfällen. Allerdings kann keine solche „Vereinbarung“ die Anforderungen der FLSA außer Kraft setzen.

Kann ein Mitarbeiter freiwillig und unentgeltlich Genesungsdienste für uns durchführen?

Die FLSA erlaubt es Mitarbeitern nicht, „freiwillig“ für ihren gewinnorientierten privaten Arbeitgeber zu arbeiten. Es gibt begrenzte Ausnahmen, in denen solche Mitarbeiter ehrenamtlich an von ihrem Arbeitgeber gesponserten Veranstaltungen teilnehmen können. Arbeitgeber, die irgendeine Art von unbezahlter Freiwilligenarbeit durch ihre Mitarbeiter in Betracht ziehen, sollten die Rechtmäßigkeit einer solchen Genehmigung sorgfältig prüfen.

Was machen wir mit den Zeitverlustaufzeichnungen für bereits geleistete, aber noch nicht bezahlte Arbeiten?

Wenn die einzigen Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden verloren gehen oder unbrauchbar sind, gibt es keine perfekte Lösung. Erstellen Sie unter den gegebenen Umständen eine möglichst genaue Buchhaltung. Anschließend lassen Sie den betroffenen Mitarbeiter die neu erstellten Zeiterfassungen überprüfen, korrigieren und bestätigen. Ein anderer Ansatz besteht darin, dass jeder Mitarbeiter seine Arbeitsstunden bestmöglich einschätzt. Sie sollten eine schriftliche Bestätigung des Mitarbeiters über seine beste Erinnerung einholen und die Genehmigung des Mitarbeiters beifügen, die spätere Korrekturen der Arbeitszeit und des Gehalts ermöglicht, falls genauere Informationen zu den geleisteten Arbeitsstunden verfügbar werden. Warten Sie nicht, bis Sie diese Informationen erhalten, wenn Sie die geleistete Arbeitszeit vernünftigerweise rekonstruieren können und nach den meisten staatlichen Gesetzen müssen Mitarbeiter für die geleistete Arbeitszeit umgehend bezahlt werden.

Wie erfassen wir die Arbeitszeit unserer Mitarbeiter ohne unsere elektronischen Stechuhren?

Mitarbeiter können alle geleisteten Arbeitsstunden handschriftlich oder auf andere Weise erfassen. Um die Genauigkeit zu gewährleisten, sollte jeder Mitarbeiter seine eigene Zeit eingeben und die tatsächlichen Zeiten aufzeichnen, zu denen seine Arbeit an jedem Arbeitstag beginnt und endet, vorzugsweise einschließlich Mittag- und anderer Pausen.

5. ENTLASSUNGEN UND GESCHÄFTSSCHLIESSUNGSGESETZE

Sind wir rechtlich haftbar, wenn wir aufgrund des Sturms und seiner Folgen gezwungen sind, den Betrieb ohne vorherige Ankündigung einzustellen?

Wahrscheinlich nicht, solange Sie Maßnahmen ergreifen, um so bald wie möglich eine entsprechende Mitteilung zu erteilen. Das Bundesgesetz „Worker Adjustment and Retraining Notification (WARN) Act“ sieht eine Benachrichtigungspflicht für betroffene Arbeitgeber vor (solche mit 100 oder mehr Vollzeitbeschäftigten), die in bestimmten Situationen eine „Betriebsschließung“ oder „Massenentlassung“ durchführen, selbst wenn sie dazu gezwungen werden dies aufgrund einer Naturkatastrophe oder unvorhersehbarer geschäftlicher Umstände erforderlich ist. Es ist wichtig zu bedenken, dass diese zitierten Begriffe in den WARN-Vorschriften umfassend definiert sind und nicht dazu gedacht sind, jede einzelne Entlassung oder Werksschließung abzudecken. Möglicherweise gibt es auch Landesgesetze, die eine Benachrichtigung erfordern.

Was verlangt das WARN-Gesetz im Falle einer Naturkatastrophe?

Generell gilt, dass versicherte Arbeitgeber mindestens 60 Kalendertage vor der Schließung oder Massenentlassung einer versicherten Fabrik im Voraus Bescheid geben müssen (nach einigen Landesgesetzen auch länger). Glücklicherweise sieht das bundesstaatliche WARN-Gesetz auch in Fällen, in denen ansonsten seine Mitteilungspflichten gelten würden, eine spezifische Ausnahme vor, „wenn die Werksschließung oder Massenentlassung auf irgendeine Form von Naturkatastrophe zurückzuführen ist“. Diese Bestimmung würde eindeutig für Hurrikane gelten. Um sich für die Ausnahme zu qualifizieren, müssen Sie nachweisen können, dass die Werksschließung oder Massenentlassung eine direkte Folge der Naturkatastrophe war. Außerdem müssen Sie die Mitteilung so schnell wie möglich unter Berücksichtigung der Umstände zusammen mit einer Erklärung übermitteln, in der Sie die Nichteinhaltung der vollständigen Frist von 60 Tagen begründen – was in diesem Fall offensichtlich mit der Unvorhersehbarkeit des Hurrikans und seiner Folgen zusammenhängt.

Jede bundesstaatliche WARN-Mitteilung an betroffene Mitarbeiter muss mindestens die folgenden Informationen enthalten:

Die WARN-Bestimmungen sehen vor, dass eine Katastrophe zwar eine vollständige oder jegliche Vorankündigung ausschließen kann, Sie aber dennoch eine solche Mitteilung machen müssen, die praktisch möglich ist und so viele der oben genannten Informationen enthält, wie unter den gegebenen Umständen verfügbar sind, sei es vor oder nach der Einstellung Verlust, der durch eine Naturkatastrophe verursacht wurde. Landesgesetze erfordern möglicherweise die Bereitstellung zusätzlicher Informationen für betroffene Mitarbeiter.

Für Mitarbeiter, die in unmittelbarer Nähe des Hurrikans wohnen, wird jeder Versuch, sie zu benachrichtigen, bestenfalls schwierig sein. Das Gesetz sieht jedoch vor, dass die Mitteilung durch schriftliche Korrespondenz an die letzte bekannte Adresse erfolgen kann. Arbeitgeber können die Mitteilung zusätzlich elektronisch übermitteln, wenn die Arbeitnehmer über einen E-Mail-Zugang verfügen.

Was wäre, wenn unser Geschäft indirekt vom Hurrikan betroffen wäre?

Unternehmen, die indirekt betroffen sind, können weiterhin von der Ausnahme „unvorhersehbare Geschäftsumstände“ profitieren. Diese Ausnahme ist insofern eingeschränkt, als ein Arbeitgeber, der sich darauf beruft, dennoch „so weit wie möglich im Voraus benachrichtigen und zu diesem Zeitpunkt eine kurze Erklärung über die Grundlage für die Verkürzung der Benachrichtigungsfrist abgeben muss“. Mit anderen Worten: Sobald Sie in der Lage sind, die unmittelbaren Auswirkungen der Katastrophe auf Ihre Belegschaft einzuschätzen, müssen Sie die „betroffenen Mitarbeiter“ und bestimmte Regierungsbehörden ausdrücklich benachrichtigen und eine Erklärung darüber abgeben, warum nicht alle 60 % bereitgestellt wurden Dies hängt in diesem Fall natürlich mit der Unvorhersehbarkeit des Hurrikans und seiner Folgen zusammen.

Was passiert, wenn meine Belegschaft gewerkschaftlich organisiert ist?

Bei Mitarbeitern von Tarifeinheiten ist die Kündigung weitaus einfacher, obwohl Sie möglicherweise auch verpflichtet sind, gemäß der NLRA über die Auswirkungen der Entlassungen oder Kündigungen zu verhandeln. Sie müssen dem Gewerkschaftsvertreter lediglich die folgenden Informationen senden (wir empfehlen, Mitteilungen an die lokalen und internationalen Gewerkschaftsvertreter zu senden):

Beachten Sie, dass betroffene Arbeitnehmer, die nicht der Gewerkschaft angehören, Anspruch auf eine individuelle Kündigung haben, wie oben erläutert. Darüber hinaus verlangen einige Bundesstaaten eine individuelle Benachrichtigung der Mitarbeiter der Tarifeinheiten.

Muss ich Mitteilungen an staatliche Stellen senden?

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter gewerkschaftlich organisiert sind oder nicht, muss die Mitteilung auch an die staatliche Einheit für entsandte Arbeitnehmer und an den obersten gewählten Beamten der örtlichen Gemeinde gerichtet werden, in der sich die betroffene Einrichtung befindet (wir empfehlen, die Mitteilung sowohl an die Stadt- als auch an die Bezirksbeamten zu richten). Beide Bekanntmachungen müssen folgende Angaben enthalten:

Name und Adresse der Baustelle, an der die geplante Maßnahme durchgeführt wird, sowie Name und Telefonnummer eines Mitarbeiters des Unternehmens, der für weitere Informationen kontaktiert werden kann;

ob die geplante Maßnahme voraussichtlich dauerhafter oder vorübergehender Natur ist, und im Falle der Schließung einer gesamten Anlage eine entsprechende Erklärung;

das voraussichtliche Datum der ersten Trennung und den voraussichtlichen Entlassungsplan (einschließlich des Datums oder des 14-Tage-Fensters, in dem jeder Mitarbeiter entlassen oder gekündigt wird);

die Berufsbezeichnungen der betroffenen Positionen und die Anzahl der betroffenen Mitarbeiter in jeder Berufsklassifizierung;

ein Hinweis darauf, ob Bumping-Rechte bestehen oder nicht; Und

den Namen jeder Gewerkschaft, die die betroffenen Arbeitnehmer vertritt, sowie den Namen und die Adresse des gewählten Vorstandsvorsitzenden der Gewerkschaft.

Wird die Regierung dieses Gesetz angesichts einer Katastrophe wirklich durchsetzen?

Nach Hurrikanen ist immer ungewiss, inwieweit sich das Arbeitsministerium auf die Durchsetzung des WARN-Gesetzes konzentrieren wird. Dennoch sieht das Gesetz bei Nichteinhaltung strenge Strafen vor, darunter bis zu 60 Tage Nachzahlung und Sozialleistungen sowie eine zivilrechtliche Strafe von bis zu 500 US-Dollar pro Tag. Noch wichtiger ist, dass es einen privaten Klagegrund vor einem Bundesgericht vorsieht, was bedeutet, dass Arbeitgeber unabhängig von der offiziellen Position der Vollstreckungsbehörde mit Klagen im Rahmen des WARN-Gesetzes konfrontiert werden können.

Wir empfehlen Ihnen daher, Ihre aktuelle Situation zu bewerten, um festzustellen, ob die jüngste Katastrophe in Ihrer Organisation ein WARN-Act-qualifizierendes Ereignis ausgelöst hat. Wenn dies der Fall ist, benachrichtigen Sie die betroffenen Mitarbeiter so rechtzeitig, wie es unter den gegebenen Umständen möglich ist. Im Zweifelsfall ist es am besten, mit einem Berater zusammenzuarbeiten, um eine sichere, aber praktische Lösung für eine möglicherweise heikle Situation für viele Arbeitgeber zu finden, die direkt oder indirekt von der Katastrophe betroffen sind.

6. Fragen zu Leistungen an Arbeitnehmer

In den nächsten Wochen sind Beiträge zu unserem Pensionsplan und 401(k) fällig. Aufgrund des Hurrikans können wir den Beitrag entweder nicht leisten oder nicht feststellen, wie viel geschuldet wird. Was können wir tun?

Nachdem der Präsident eine Katastrophe größeren Ausmaßes für Teile eines oder mehrerer Bundesstaaten erklärt hat, geben IRS, USDOL und die Pension Benefit Guaranty Corporation (PBGC) regelmäßig Mitteilungen heraus, die eine Verlängerung verschiedener Fristen für Renten- und Sozialhilfepläne von Arbeitnehmern für Opfer der Katastrophe vorsehen Katastrophe in den betroffenen Staaten. Beispielsweise hat das USDOL in der Vergangenheit erklärt, dass es nicht versuchen wird, ERISA-Verstöße wegen verspäteter Beiträge zu Altersvorsorgeplänen oder der Einzahlung von Arbeitnehmerbeiträgen (einschließlich Darlehensrückzahlungen) für Pläne, Plansponsoren und Arbeitgeber, die in einem Landkreis ansässig sind, durchzusetzen aufgrund der Auswirkungen schwerer Hurrikane für individuelle Unterstützung durch die FEMA ausgewählt. Um jedoch Anspruch auf die Erleichterung zu haben, müssen Plansponsoren vernünftig, umsichtig und im Interesse der Mitarbeiter handeln, um die Auflagen so schnell wie möglich unter den gegebenen Umständen einzuhalten. Detaillierte Beschreibungen der Katastrophengebiete und der gewährten Hilfe finden Sie auf den Websites von IRS und USDOL.

Unser 401(k)-Aufzeichnungsverwalter oder Banktreuhänder ist nicht tätig. Wie greifen Mitarbeiter auf ihre Konten zu? Wo leisten wir Beiträge zum Plan?

Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, dem Buchhalter/Treuhänder so bald wie möglich, spätestens jedoch am 15. des auf die Gehaltsabrechnung folgenden Monats, Gelder zu übermitteln. Wenn der Protokollführer nicht in Betrieb ist, sollten Sie angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Gelder auf einem separaten Konto zu trennen, damit die Teilnehmer dieses Problem lösen können. Allerdings hat das USDOL, wie oben erwähnt, in der Vergangenheit darauf hingewiesen, dass es angesichts bestimmter Hurrikanbedingungen nicht versuchen wird, Verstöße gegen ERISA wegen verspäteter Einzahlung von Arbeitnehmerbeiträgen in einen Rentenplan durchzusetzen.

Was passiert, wenn wir aufgrund des Hurrikans unsere Lohnsteuerzahlungen nicht leisten oder unser Formular 5500 nicht rechtzeitig einreichen können?

In der Vergangenheit hat der IRS Erleichterungen erlassen, die die Frist für die Einreichung der Jahreserklärung/des Berichts „Formular 5500“ für Personalvorsorgepläne verlängern und eine Verlängerung bestimmter Einreichungsfristen für Unternehmen und Einzelpersonen gewährt haben, die in einem der von einem schweren Hurrikan betroffenen Bezirke ansässig sind.

Haben unsere Mitarbeiter auch dann noch Anspruch auf Krankenversicherungsschutz, wenn sie nicht mehr arbeiten?

Nicht unbedingt. Sie müssen Ihr Plandokument überprüfen (falls Sie selbstversichert sind) oder sich an die Versicherungsgesellschaft wenden (falls Sie voll versichert sind), um festzustellen, wie lange Arbeitnehmer, die nicht aktiv arbeiten, durch Ihren Krankenversicherungsplan abgedeckt bleiben können. Nach Ablauf dieser Frist müssen Sie den Versicherungsschutz kündigen (es sei denn, die Versicherungsgesellschaft oder der selbstversicherte Plan stimmt anderweitig zu, auf die Anspruchsbestimmungen zu verzichten) und eine COBRA-Mitteilung senden (siehe unten). Wenn Ihr Plan selbstversichert ist und Sie auf die Bestimmungen zur Planberechtigung verzichten möchten, müssen Sie sicherstellen, dass die Stop-Loss-Versicherer benachrichtigt werden und sich bereit erklären, Ansprüche im Zusammenhang mit Teilnehmern abzudecken, die andernfalls keinen Anspruch auf Versicherungsschutz hätten.

Was passiert mit der Krankenversicherung, wenn Arbeitnehmer nicht arbeiten und ihren Beitragsanteil nicht zahlen können?

Im Normalfall erlischt der Krankenversicherungsschutz, wenn die Prämienbeträge nicht mehr gezahlt werden. Es könnten jedoch mehrere Maßnahmen ergriffen werden, die eine Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes ermöglichen würden.

Erstens kann der Versicherer, der die Krankenversicherung abdeckt, den Versicherungsschutz freiwillig fortsetzen, während die Katastrophe behoben ist und der Arbeitgeber seine Türen wieder öffnet. Wahrscheinlicher ist, dass Sie mit dem Versicherer, der die Krankenversicherung anbietet, eine Vereinbarung treffen, um den Arbeitnehmeranteil an den Prämien zu zahlen, um den Versicherungsschutz (zumindest vorübergehend) aufrechtzuerhalten, möglicherweise bis Sie Ihre Türen wieder öffnen können. Allerdings wird jede Situation unterschiedlich sein, abhängig vom Versicherer und der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Versicherer.

Das von uns genutzte Ärztenetzwerk funktioniert nicht. Wie erhalten unsere Mitarbeiter Gesundheitsleistungen?

Es gibt mehrere Dinge, die Sie tun können. Erkundigen Sie sich zunächst bei Ihrem HMO oder Versicherer, ob die Organisation Ersatz für die nicht funktionierenden Anbieter vorgesehen hat. In vielen Fällen können Sie Anbieter außerhalb des Netzwerks ersetzen, ohne dass den Mitarbeitern zusätzliche Kosten entstehen. Eine Reihe von Versicherern ist möglicherweise bereit, auf Strafen, Selbstbehalte oder Zuzahlungen außerhalb des Netzwerks zu verzichten, und in bestimmten Fällen möglicherweise auch auf Planbeschränkungen, wie z. B. Einschränkungen beim Nachfüllen von Rezepten. Als Reaktion auf einen schweren Hurrikan in der Vergangenheit wurde beispielsweise allen Apothekern in Texas die vorübergehende Befugnis erteilt, einen Medikamentenvorrat für bis zu 30 Tage (mit Ausnahme einer kontrollierten Substanz der Liste II) abzugeben, auch wenn der verschreibende Arzt nicht erreichbar war ihrem Ermessen. Darüber hinaus haben einige Gesundheitsdienstleister den Patienten erlaubt, ihre Medikamente frühzeitig nachzufüllen.

Wenn Sie über ein PPO verfügen, dem wichtige Fachgebiete oder Anbieter fehlen, wenden Sie sich an den PPO-Anbieter oder -Administrator, um zu erfahren, ob er Ersatz gefunden hat, oder um sicherzustellen, dass er bereit ist, auf etwaige Exklusivitätsvereinbarungen zu verzichten. Wenn Sie Mitarbeiter oder Angehörige haben, die wichtige Rezepte benötigen, die in Ihrer Region nicht eingelöst werden können, wenden Sie sich an den Arzneimittelhersteller. Viele Hersteller stellen Bedürftigen kostenlose Medikamente zur Verfügung. Sie können sich auch unter 1-800-621-3362 (oder 202-621-3362) an die FEMA wenden, um zu erfahren, welche wichtigen medizinischen Dienste in Ihrer Region verfügbar sind und wie Anbieter kontaktiert werden können.

Wir müssen COBRA-Benachrichtigungen an ehemalige Mitarbeiter senden, wissen aber nicht, wo sie sind oder ob ihre Häuser zerstört wurden. Was machen wir?

In vielen Fällen verlangt COBRA den Versand von Bekanntmachungen und Wahlformularen an eine zuletzt bekannte Adresse. Um diese gesetzliche Anforderung zu erfüllen, sollten Sie COBRA-Benachrichtigungen an die letzte bekannte Adresse Ihres Mitarbeiters senden, vorausgesetzt, dieser hat nicht angerufen, um neue Adressen zu melden. Diese Anstrengung sollte auch dann unternommen werden, wenn Sie wissen, dass die Post nicht zugestellt wird, und Sie sollten Aufzeichnungen führen, um diesen Vorgang nachzuweisen. Auf der Website der US-Postdienste werden täglich Aktualisierungen zur Postannahme und -zustellung in den betroffenen Gebieten vorgenommen.

Wir haben keine COBRA-Zahlung von einem ehemaligen Mitarbeiter erhalten. Was machen wir?

Für COBRA-Zahlungen von ehemaligen Mitarbeitern und deren Angehörigen müssen Sie eine Nachfrist von mindestens 30 Tagen einhalten. Wenn Sie möchten, können Sie auch eine längere Nachfrist einräumen.

Wir empfehlen, einen Brief an die letzte bekannte Adresse des COBRA-Teilnehmers zu senden und ihn daran zu erinnern, dass eine Prämienzahlung fehlt und dass der COBRA-Schutz gekündigt wird, wenn er nicht in Kürze eingeht. Auch wenn Sie den Versicherungsschutz wegen Nichtzahlung der Prämien kündigen, müssen Sie eine Kündigung an die letzte bekannte Adresse des Teilnehmers richten.

Laut USDOL muss das Leitprinzip für Pläne darin bestehen, vernünftig, umsichtig und im Interesse der Arbeitnehmer und ihrer Familien zu handeln, deren körperliches und wirtschaftliches Wohlergehen auf ihre Gesundheitspläne angewiesen ist. Als Reaktion auf schwere Hurrikane in der Vergangenheit erklärte das USDOL, dass Plantreuhänder angemessene Vorkehrungen treffen sollten, um den Verlust von Leistungen zu verhindern, wenn sie beispielsweise nicht zahlen oder nicht rechtzeitig auf eine Wahlbekanntmachung reagieren. Damit soll die Möglichkeit minimiert werden, dass Einzelpersonen aufgrund der Nichteinhaltung festgelegter Fristen aufgrund des Hurrikans Leistungen verlieren. Allerdings müssen alle Verlängerungen der Kulanzfristen oder der Verzicht auf COBRA-Fristen mit Ihrem Versicherer oder Stop-Loss-Träger geklärt werden.

Wir haben unsere Mitarbeiter angewiesen, COBRA-Zahlungen an eine Adresse zu senden, die nicht mehr existiert oder keine Post mehr erhält. Was machen wir?

Gehen Sie zur Post und füllen Sie eine geschäftliche Weiterleitungskarte aus oder gehen Sie zu www.usps.com und ändern Sie Ihre Adresse online. Vor diesem Hintergrund möchten Sie möglicherweise die Kulanzfristen verlängern, um sicherzustellen, dass der Versicherungsschutz nicht verloren geht.

7. ARBEITSBEZIEHUNGEN

Unsere Belegschaft ist gewerkschaftlich organisiert. Können wir als Reaktion auf den Hurrikan einseitig die Arbeitspläne oder Pflichten der Mitarbeiter der Tarifeinheiten ändern?

Das National Labour Relations Act (NLRA) verpflichtet Arbeitgeber, nach Treu und Glauben über zwingende Verhandlungsthemen wie Löhne, Arbeitszeiten und Arbeitsbedingungen zu verhandeln. Generell gilt, dass Arbeitgeber, die diese Punkte einseitig ändern, auch in Notsituationen mit Gebühren wegen unlauterer Arbeitspraktiken belegt werden müssen, sofern ihre Tarifverträge nichts anderes vorsehen. Viele Verträge sehen dem Arbeitgeber Flexibilität bei der Festlegung von Arbeitseinsätzen, der Terminplanung und bei Entlassungen vor. Die erste Instanz zur Bestimmung Ihrer Rechte und Pflichten ist die Sprache in Ihrem eigenen Tarifvertrag.

Wir haben eine Klausel über „höhere Gewalt“ in unserem Vertrag. Deckt es die durch die Hurrikane verursachten Schäden?

Möglicherweise. Eine „höhere Gewalt“-Klausel ist eine Vertragsbestimmung, die Ihre Rechte und Pflichten im Falle einer Notsituation regelt, die durch eine unvorhersehbare Naturgewalt (oder ähnliches) verursacht wird. Ob ein Hurrikan die Klausel über höhere Gewalt auslöst und welche Auswirkungen diese Klausel auf andere Vertragsbestimmungen hat, hängt stark von der Art des Arbeitgebers und der betreffenden Naturkatastrophe ab.

In unserem Tarifvertrag gibt es keine Klausel über höhere Gewalt. Bedeutet das, dass wir uns auch in der Krise weiterhin an alle Vertragsbestimmungen halten müssen?

Die allgemeine Verhandlungspflicht über Änderungen der Vertragsbedingungen kann ausgesetzt werden, wenn zwingende wirtschaftliche Erfordernisse ein unverzügliches Handeln erfordern. Das Gesetz betrachtet „zwingende wirtschaftliche Erfordernisse“ als außergewöhnliche, unvorhergesehene Ereignisse mit erheblichen wirtschaftlichen Auswirkungen, die den Arbeitgeber zu sofortigen Maßnahmen durch einseitige Änderungen zwingen.

Obwohl ein Hurrikan auf die Beschreibung einer „zwingenden wirtschaftlichen Notwendigkeit“ zuzutreffen scheint, werden seine Auswirkungen wahrscheinlich von Arbeitgeber zu Arbeitgeber unterschiedlich sein. Folglich kann ein schwerer Sturm zwar die Verhandlungspflicht für einen Arbeitgeber, dessen einzige Einrichtung vollständig zerstört wurde, aufheben, nicht jedoch für einen Arbeitgeber, der dadurch wesentliche Konten oder Verträge verloren hat. In der Praxis besteht die sicherste Vorgehensweise (und diejenige, mit der künftige Rechtsstreitigkeiten am ehesten vermieden werden können) darin, in allen Fällen die Gewerkschaft zu benachrichtigen, auch wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre besondere Situation in die Kategorie „zwingende wirtschaftliche Notwendigkeit“ fällt.

Wie lange müssen wir der Gewerkschaft Bescheid geben, bevor wir eine Vertragsänderung vornehmen?

Das Gesetz schreibt vor, dass Arbeitgeber die Gewerkschaft „angemessen“ über eine geplante Änderung des Tarifvertrags informieren müssen, um auf Anfrage sinnvolle Verhandlungen über diese Änderung führen zu können. Es gibt keine feste Regel, wie lange die Kündigungsfrist angemessen ist. Wenn ein Arbeitgeber jedoch nachweisen kann, dass eine sofortige Änderung erforderlich ist und die Zeit ansonsten von entscheidender Bedeutung ist, kann eine Kündigungsfrist von nur ein paar Tagen unter den gegebenen Umständen als angemessen erachtet werden.

Aufgrund der durch den Hurrikan verursachten Schäden muss unser Unternehmen seine Geschäftstätigkeit einstellen. Müssen wir die Gewerkschaft benachrichtigen, bevor wir dies tun?

Ein Arbeitgeber hat das Recht, den Betrieb einzustellen und vollständig aufzugeben, ohne zuvor mit der Gewerkschaft über seine Entscheidung zu verhandeln. Aber ein Arbeitgeber, der beschließt, seinen Betrieb zu schließen, muss die Gewerkschaft dennoch angemessen über seine Entscheidung informieren und über die Auswirkungen dieser Entscheidung verhandeln, wenn die Gewerkschaft Verhandlungen verlangt.

Wie lange müssen wir die Gewerkschaft benachrichtigen, wenn wir beschließen, mein Unternehmen aufgrund eines Hurrikans zu schließen?

Sie sind verpflichtet, die Gewerkschaft rechtzeitig zu benachrichtigen, um auf Anfrage sinnvolle Verhandlungen über die Auswirkungen Ihrer Entscheidung zu ermöglichen. Es gibt keinen eindeutigen Test zur Feststellung, wie lange die Vorankündigung ausreicht, und je nach den Umständen können bereits ein paar Tage als ausreichend angesehen werden. Denken Sie daran, dass Sie weiterhin den geltenden Landes- und Bundesgesetzen in Bezug auf Benachrichtigungen über Werksschließungen unterliegen, wie oben ausführlicher erläutert.

Was ist unsere Verhandlungspflicht, nachdem wir der Gewerkschaft unsere Schließungsentscheidung mitgeteilt haben?

Sobald die Entscheidung getroffen wurde, ein Unternehmen zu schließen und die Gewerkschaft angemessen darüber informiert wurde, müssen Sie auf Antrag der Gewerkschaft über die Auswirkungen der Schließung auf die Arbeitnehmer verhandeln. Zu diesen „Auswirkungen“ können beispielsweise gehören:

Bedenken Sie, dass Ihr Tarifvertrag möglicherweise bereits die Fortführung einiger dieser Leistungen im Falle einer Werksschließung vorsieht.

Was passiert, wenn wir das Geschäft ganz schließen und dann woanders eine brandneue Einrichtung wieder eröffnen? Müssen wir noch mit der Gewerkschaft verhandeln?

Die Wiedereröffnung des gleichen oder eines ähnlichen Betriebs zu einem späteren Zeitpunkt könnte zu einer Verhandlungspflicht mit den neuen Mitarbeitern führen (wenn ein Unternehmen beispielsweise absichtlich eine Betriebsschließung nutzt, um seinen Verhandlungsverpflichtungen zu entgehen). Das Gesetz kann dem neuen Arbeitgeber eine Verhandlungspflicht auferlegen, wenn er das „Alter Ego“ des vorherigen Arbeitgebers ist oder wenn beide zusammen einen „einzigen Arbeitgeber“ bilden.

Auch wenn die Vermeidung von Gewerkschaften wahrscheinlich nicht die Motivation eines Arbeitgebers ist, der beschließt, seinen Betrieb aufgrund von Hurrikanschäden zu schließen, könnte das Ergebnis dasselbe sein. Wenn der spätere Arbeitgeber die gleichen oder ähnliche Eigentumsverhältnisse, Management-, Geschäftsziel-, Kunden- und Aufsichtsfunktionen hat, könnte das Gesetz eine erneute Verhandlungspflicht mit der etablierten Gewerkschaft vorschreiben – und sogar verlangen, dass das neue Unternehmen die Bedingungen der vorherigen Tarifverhandlungen einhält Vereinbarung. Viele Verträge enthalten spezielle Bestimmungen für Situationen, in denen der Arbeitgeber seinen Betrieb verlagert. In diesem Fall hätten die Bestimmungen des Tarifvertrags Vorrang.

Wir möchten die Arbeiten, die bisher in unserer vom Hurrikan betroffenen Anlage durchgeführt wurden, in eine unserer anderen Anlagen verlegen. Müssen wir darüber mit der Gewerkschaft verhandeln?

Ein Arbeitgeber kann das Recht haben, einen Teil seines Geschäfts zu schließen und die Arbeit an einen anderen Ort zu verlegen, ohne über diese Entscheidung zu verhandeln, wenn die unten aufgeführten engen Umstände vorliegen. Solche Entscheidungen müssen jedoch auf einer legitimen wirtschaftlichen Begründung beruhen (und nicht auf dem Wunsch, gewerkschaftlich organisierte Arbeitnehmer durch nicht gewerkschaftlich organisierte Arbeitnehmer zu ersetzen) und sollten angesichts der Schwere möglicher Abhilfemaßnahmen im Allgemeinen auf dem Rat eines Anwalts beruhen.

Wie bei einer vollständigen Schließung muss ein Arbeitgeber, der sich dazu entschließt, einen Teil seines Betriebs zu schließen und die Arbeit an einen anderen Ort zu verlegen, dies rechtzeitig im Voraus mitteilen, um auf Anfrage sinnvolle Verhandlungen über zumindest die Auswirkungen dieser Entscheidung zu ermöglichen. Nach ordnungsgemäßer Benachrichtigung hat die Gewerkschaft das Recht, vom Unternehmen Verhandlungen über die Auswirkungen der Entscheidung zur Schließung einer Einrichtung und zur Verlegung der Arbeiten zu verlangen. Zu den Verhandlungen über Auswirkungen können Diskussionen über Themen wie Abfindung, Fortführung der Leistungen und das Recht, Stellen am neuen Standort zu besetzen, gehören. Unter bestimmten, begrenzten Umständen (z. B. wenn die Arbeitskosten weder ein direkter noch ein indirekter Faktor bei der Entscheidung zur Arbeitsplatzverlagerung sind) kann der Arbeitgeber möglicherweise einer Verhandlungspflicht über die zugrunde liegende Entscheidung selbst entgehen. Beachten Sie auch, dass sich Ihr Tarifvertrag möglicherweise direkt auf eine Betriebsschließung oder einen Arbeitsübergang bezieht.

8. KLAGEN VON PERSONENVERLETZUNGEN UND ARBEITNEHMERENTSCHÄDIGUNG

Meine Mitarbeiter erleiden physische und psychische Verletzungen durch den Kontakt mit gefährlichen Substanzen und durch die Traumata, die der Umgang mit den Folgen des Hurrikans am Arbeitsplatz mit sich bringt. Können sie das Unternehmen vor Gericht auf Schadensersatz verklagen?

Im Allgemeinen haben Ihre Mitarbeiter nach bundesstaatlichem Recht nur Anspruch auf Arbeitnehmerentschädigung, wenn sie infolge eines Unfalls verletzt werden, der sich im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit ereignet. Wenn ihre Verletzungen jedoch auf vorsätzliches oder vorsätzliches (und nicht auf versehentliches) Verhalten zurückzuführen sind, haben sie wahrscheinlich das Recht, Sie vor Gericht auf den gesamten tatsächlichen Schaden (Schadensersatz) zu verklagen, einschließlich Schadensersatz wegen psychischer Belastung und Strafschadensersatz. Darüber hinaus gibt es erhebliche Unterschiede in den Gesetzen der von den Hurrikanen betroffenen Staaten.

Wie kann mein Unternehmen vermeiden, wegen Arbeitsunfällen vor Gericht verklagt zu werden?

Lassen Sie bei der Ausführung und Überwachung von Arbeitsaufträgen, bei denen Mitarbeiter äußerst unangenehmen oder möglicherweise gefährlichen oder schockierenden Umständen ausgesetzt sind, angemessene Sorgfalt walten. Planen Sie solche Arbeiten sorgfältig, um Ihre Mitarbeiter vor körperlichen Gefahren oder psychisch schockierenden Umständen zu schützen, mit denen Sie bei der Ausübung ihrer Aufgaben möglicherweise rechnen müssen. Stellen Sie Mitarbeitern, die sich bereit erklären, solche Aufgaben wahrzunehmen, sämtliche Schutzkleidung und -ausrüstung zur Verfügung, die aus Sicherheitsgründen erforderlich oder unter den gegebenen Umständen angemessen ist. Je „nachlässiger“ oder „rücksichtsloser“ Ihre Handlungen bei der Zuweisung oder Überwachung solcher Arbeiten erscheinen, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Gericht in jedem Staat einem Mitarbeiter erlaubt, vor Gericht Schadensersatz zu klagen, anstatt sich auf die Rechte der Arbeitnehmer zu beschränken. Entschädigungsrückforderung.

Sollte ich um Freiwillige bitten, wenn ich unangenehme oder potenziell gefährliche Aufgaben erteile?

Ja, wir empfehlen Arbeitgebern, bei Bedarf Freiwillige für solche Aufgaben zu gewinnen. Warnen Sie die Freiwilligen ausführlich vor allen gefährlichen oder unangenehmen Umständen, die sie erwarten können, und fordern Sie von ihnen, dass sie sich von jeglicher Haftung, die sich aus ihrer Entscheidung zur Teilnahme ergeben könnte, vollständig und mit der Zustimmung des Anwalts im Voraus entbinden. Jeder Mitarbeiter, der nicht bereit ist, eine Freigabe zu unterzeichnen, sollte anderen Aufgaben zugewiesen werden.

9. EINWANDERUNGSRECHT

Wie füllen wir I-9-Formulare für Vertriebene aus, die keine Dokumente haben?

In der Vergangenheit hat das Department of Homeland Security (DHS) Leitlinien zu I-9-Dokumenten für die Einstellung von Personen herausgegeben, die infolge eines Hurrikans und seiner Folgen vertrieben wurden. Das DHS hat die Befugnis, die während der COVID-19-Krise eingeführten gelockerten I-9-Verfahren wieder einzuführen, basierend auf seiner vorgeschlagenen neuen Regelung, die es der Regierung ermöglichen würde, mögliche „alternative Optionen für Dokumentenprüfungsverfahren“ in Betracht zu ziehen. Solche Verfahren könnten als Teil einer vorübergehenden Maßnahme zur Bewältigung eines vom Präsidenten gemäß den Abschnitten 201 und 301 des National Emergency Act erklärten nationalen Notfalls umgesetzt werden. Diese vorgeschlagene Regelung würde Arbeitgebern (oder Vertretern, die im Namen eines Arbeitgebers handeln) optionale Alternativen für die Prüfung der Unterlagen bieten, die von Personen vorgelegt werden, die ihre Identität und Beschäftigungserlaubnis zum Zwecke des Ausfüllens des Formulars I-9 feststellen möchten. Darüber hinaus gilt die „Empfangsregel“

Was passiert mit Mitarbeitern mit befristetem Visum, die nicht arbeiten können?

Bis zu konkreten Anweisungen des DHS würden diese Arbeitnehmer vermutlich so behandelt, als befänden sie sich im genehmigten, unbezahlten Urlaub. Daher würde ihnen ihr Status nicht entzogen, wenn sie während der Notsituation nicht arbeiten.

Müssen wir einem H-1B-Arbeitnehmer das in der Petition aufgeführte Gehalt zahlen, auch wenn diese Person jetzt nicht arbeiten kann?

Wenn Sie für einen H-1B-Arbeiter den Lohn oder die Arbeitszeit kürzen – oder sogar den Arbeitsplatz wechseln –, müssen Sie möglicherweise Ihren H-1B-Visumantrag ändern. In der Vergangenheit hat das DHS seine Beamten angewiesen, bei der Beurteilung von Fällen, in denen es um Versäumnisse bei der Aufrechterhaltung des rechtmäßigen Status geht, Diskretion zu wahren, wenn ein solches Versäumnis mit einem Hurrikan zusammenhängt, sodass Sie möglicherweise einen gewissen Spielraum haben. Arbeiten Sie in einer solchen Situation mit Ihrem Einwanderungsberater zusammen.

Was passiert, wenn wir eine einwanderungsbezogene Antrags- oder Antwortfrist verpassen?

In der Vergangenheit hat das DHS Einzelpersonen erlaubt, Statusänderungen oder Statusverlängerungen zu beantragen, auch nach Ablauf ihres Status, wenn die Verzögerung auf einen Hurrikan zurückzuführen ist. Ebenso haben sowohl das DHS als auch das USDOL zuvor Fristen verlängert und keine Ablehnungen aufgrund einer Aufgabe vor Ablauf der verlängerten Frist ausgesprochen.

Was passiert mit Fällen, die bei den Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörden in den betroffenen Gebieten anhängig waren?

Bis zur Schadensfeststellung können Sie davon ausgehen, dass alle Fälle, die bei den betroffenen Ämtern anhängig waren, erneut eingereicht werden müssen. Dies kann zu erheblichen Verzögerungen bei Arbeitsgenehmigungen, Reisedokumenten und Daueraufenthaltsgesprächen führen. USCIS bereitet sich auf Hurrikane und tropische Stürme vor, indem es bei Bedarf vorübergehend Büros in der prognostizierten Richtung eines Sturms schließt. Wenn ein Büro geschlossen ist oder Einzelpersonen aus ihren Häusern evakuiert werden, verschiebt USCIS alle Termine automatisch auf einen Zeitpunkt, zu dem der Betrieb sicher wieder aufgenommen werden kann. Einzelpersonen können einen InfoPass-Termin in einem anderen USCIS-Büro vereinbaren, indem sie das USCIS-Kontaktcenter anrufen.

10. DATENSCHUTZANFORDERUNGEN AM ARBEITSPLATZ

Welche Pflichten haben wir, wenn wir von Sicherheitsbeamten kontaktiert werden, die uns um dringende persönliche Gesundheitsinformationen über einen unserer Mitarbeiter bitten?

Möglicherweise werden Sie gebeten, geschützte Gesundheitsinformationen an Anbieter weiterzugeben, um bei der Behandlung zu helfen, oder an Notfallhelfer, um bei der Koordinierung der Dienste zu helfen. Sofern Sie kein medizinischer Anbieter oder ein vom Arbeitgeber finanzierter Gruppenkrankenversicherungsplan sind, unterliegen Sie nicht den Datenschutzbeschränkungen des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Dennoch sollten Sie Offenlegungen nur gegenüber autorisiertem Personal vornehmen, beispielsweise Regierungsbeamten, die in ihrer amtlichen Funktion handeln, Gesundheitsdienstleistern oder offiziell zugelassenen Organisationen wie dem Roten Kreuz.

Auch wenn Sie nicht den HIPAA-Anforderungen unterliegen, empfehlen wir Ihnen, alle medizinischen Informationen vertraulich zu behandeln und ihnen den gleichen Schutz zu gewähren, wie ihn die HIPAA gewährt. Wenn möglich, sollten Sie vorher die schriftliche oder mündliche Erlaubnis der Person zur Offenlegung ihrer Daten einholen. Wenn die Person handlungsunfähig ist oder nicht gefunden werden kann, können Sie Informationen weitergeben, wenn dies im besten Interesse der Person wäre. Sie können Informationen jederzeit ohne Erlaubnis an autorisiertes Personal weitergeben, wenn dies erforderlich ist, um eine ernsthafte und unmittelbare Gefahr für die Gesundheit und Sicherheit einer Person oder der Öffentlichkeit abzuwenden oder zu verringern. Schließlich können Sie Informationen auch ohne die Erlaubnis einer Person an Organisationen wie das Rote Kreuz weitergeben (das gesetzlich dazu berechtigt ist, bei Katastrophenhilfemaßnahmen zu helfen), wenn die Bereitstellung der Informationen für die Hilfsorganisation zur Reaktion auf einen Notfall erforderlich ist.

11. ARBEITSLOSENENTSCHÄDIGUNG

Wie können wir oder unsere Mitarbeiter Informationen zum Arbeitslosengeld erhalten?

Sie sollten Informationen über Arbeitslosenberechtigung, Wartezeiten, Abzüge von Leistungen aufgrund von Urlaubsgeld und ähnliche Themen einholen, indem Sie sich direkt an die Arbeitslosenbehörde Ihres Bundesstaates wenden oder deren Website besuchen, um weitere Einzelheiten zu erfahren:

Auf welche anderen Leistungen haben meine Mitarbeiter Anspruch, wenn sie keinen Anspruch auf staatliche Arbeitslosenunterstützung haben?

Eine Person, die die Anspruchsvoraussetzungen für eine staatliche Arbeitslosenentschädigung nicht erfüllt, hat möglicherweise Anspruch auf Bundeshilfe im Rahmen des Disaster Unemployment Assistance-Programms. Dies ist ein Bundesprogramm, das dem Arbeitsministerium untersteht und vom Staat verwaltet wird. Es bietet finanzielle Unterstützung für Personen, die als direkte Folge einer vom Präsidenten erklärten Katastrophe größeren Ausmaßes ihren Arbeitsplatz oder ihr Unternehmen verloren haben und keinen Anspruch auf reguläre Arbeitslosenversicherungsleistungen haben.

Abschluss

Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Fisher Phillips-Anwalt, die Autoren dieser Erkenntnis oder an einen Anwalt in unseren relevanten Praxisteams: Sicherheit am Arbeitsplatz, Urlaub und Unterbringung von Mitarbeitern, Leistungen und Steuern an Arbeitnehmer, Lohn und Arbeitszeit, Arbeitsbeziehungen, Einwanderung oder Datensicherheit und Datenschutz am Arbeitsplatz.

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